Cum să faci un time management reuşit la birou… in 3 paşi

Sau cum încerc eu să folosesc cele 8 ore petrecute zilnic la birou, fără să pierd vremea aiurea. Poate că unele sfaturi nu vi se potrivesc: cu atât mai bine :)

1. Verifică emailul la un interval de timp clar stabilit. De exemplu 2 ore. NU fă excepţii.

Da, desigur că există urgenţe, ceva şăfuţ icterizat te va soma să-i livrezi ceva raport, însă dacă îţi înveţi colegii şi superiorii cu stilul tău, vei rezolva rapid problema întreruperilor cauzate de enervantele pop-up-uri ale Outlook-ului, de fiecare dată când un nou email soseşte în inbox.

2. Notează-ţi de luni dimineaţa ce e urgent si/sau important

Nu seta priorităţi on-the-go. Fii precis în selecţie din prima oră a primei zile din săptămînă. O mare greşeală pe care am făcut-o ani de zile a fost să mă ghidez după “ne adaptăm din mers“, iar ăsta nu este un principiu sănătos, deoarece lucrurile nu funcţionează aşa în viaţa reală.

Ca sfat din experienţa personală, pot să vă spun sa folosiţi cubuleţele de hârtie post-it, pe post de hartiuţe cu coduri de culoare: “URGENT!” scris cu rosu, “ATENTIE” scris cu portocaliu, “NEIMPORTANT” scris cu verde, etc Orientându-ne după culori, va fi mai uşor să-ţi organizezi munca.

3. Fă pauză de masă la aceeaşi oră zilnic

Dacă ţi-ai setat ca oră de masă ora 12:00, ţine-te de ora aia. Îţi face bine, atât pe plan fizic, cât şi mental, să dai repaus organismului la aceeaşi oră. Nu sări peste prânz niciodată!

Mulțumesc că ai citit acest articol.
Dacă vrei să susții acest blog, cumpără un abonament de 3$

3 comentarii

  1. 1. Deseori emailul pentru mine nu suportă 2 ore de indiferenţă. O regulă foarte bună ar fi rezolvarea la un interval prestabilit (2 ore pare OK) a problemelor apărute pe mail dar ignorarea acestuia timp de 2 ore mi se pare de neaplicat în cazul meu.
    2. Regula cu agenda şi planificarea chestiilor to do este perfect aplicabilă pentru fiecare zi a săptămânii. Mie nu-mi iese dar am colegi care reuşesc să supravieţuiască doar datorită respectării acestei reguli.
    3. Pauzele lungi şi dese … mă rog, pauzele bine delimitate luate conform unui orar pre-stabilit fac bine. Pauze de cafea, de ţigară sau doar de … blog whatever au rolul lor bine determinat atât fizic cât şi psihic.

    00
  2. 1.Depinde de ce fac. Daca sunt intr-o negociere/am de scris un document/deep in my Excel, pun un mesaj Out-of-Office explicativ pe mail si nu il verific decat la inceputul si sfarsitul zilei. In general, daca iti comunici si explici clar prioritatile (de exemplu, saptamana asta lucrez predominant la X), oamenii au tendinta sa nu te deranjeze cu tampenii.

    In anumite stadii de dezvoltare a relatiei cu un client insa e bine sa fii extrem de prompt (in profesia mea, cel putin.)

    2. Subscriu, dar as adauga comunicarea, precum mai sus. Daca e vorba de lucru in echipa, un plan de lucru in comun, facut la intervale regulate, scuteste de multe dureri de cap.

    3. Asta ar fi frumos, dar pentru mine nu merge – in general lucrez cu oameni pentru care activitatea mea este, in cazurile bune, secundara, in cazurile proaste, un deranj sau chiar un pericol. Calendarul lor il bate pe al meu, e mai important sa ii prind decat sa mananc un sandvis. Subscriu insa la @waven, pauzele sunt importante.

    00
  3. Regulile de genul asta se aplica cu precadere celor care lucreaza in operational, cu un flow mare de taskuri, multe si marunte si desigur toate cu deadline yesterday!
    Din fericire nu suntem toti in situatia asta.
    Daca respectarea acestor reguli nu da rezultate, atunci e cazul sa escalezi problema unei redimensionari de personal.
    Treaba trebuie sa o poti rezolva in 8 ore.
    Stiu ca-n realitate lucrurile stau altfel, dar cu argumente logice (daca exista) si demonstratie financiara poti obtine buget pt inca un om. E important sa stii cum pui problema!

    00

Adaugă un comentariu

Câmpurile marcate cu * sunt obligatorii! Adresa de email nu va fi publicată.

1. Linkurile utile în context sunt binevenite.
2. Comentariile asumate fac bine la blăniță.
3. Șterg comentariile care îmi strică buna dispoziție.

Susținere

Susține acest blog cumpărând de pe eMAG prin acest link sau de la PCGarage prin acest link.